GoDB Datenzugriff

       11.    Datenzugriff
158
         Nach § 147 Absatz 6 AO hat die Finanzbehörde das Recht, die mit Hilfe eines DV-
                Systems erstellten und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
                durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur
                im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Durch die Regelungen zum Datenzugriff
                wird der sachliche Umfang der Außenprüfung (§ 194 AO) nicht erweitert; er wird
                durch die Prüfungsanordnung (§ 196 AO, § 5 BpO) bestimmt.

       11.1  Umfang und Ausübung des Rechts auf Datenzugriff nach § 147 Absatz 6 AO
159         Gegenstand der Prüfung sind die nach außersteuerlichen und steuerlichen Vorschriften
                aufzeichnungspflichtigen und die nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen
                Unterlagen. Hierfür sind insbesondere die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagen-
                buchhaltung, der Lohnbuchhaltung und aller Vor- und Nebensysteme, die aufzeich-
                nungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen enthalten (vgl. Rzn. 3 bis 5), für den
                Datenzugriff bereitzustellen. Die Art der Außenprüfung ist hierbei unerheblich, so
                dass z. B. die Daten der Finanzbuchhaltung auch Gegenstand der Lohnsteuer-Außen-
                prüfung sein können.
160         Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation
                auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können, die einen vollständigen System-
                überblick ermöglichen und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind.
                Dazu gehört auch ein Überblick über alle im DV-System vorhandenen Informationen,
                die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Unterlagen betreffen (vgl. Rzn. 3 bis
                5); z. B. Beschreibungen zu Tabellen, Feldern, Verknüpfungen und Auswertungen.
                Diese Angaben sind erforderlich, damit die Finanzverwaltung das durch den Steuer-
                pflichtigen ausgeübte Erstqualifikationsrecht (vgl. Rz. 161) prüfen und Aufbereitun-
                gen für die Datenträgerüberlassung erstellen kann.
161         Soweit in Bereichen des Unternehmens betriebliche Abläufe mit Hilfe eines DV-
                Systems abgebildet werden, sind die betroffenen DV-Systeme durch den Steuerpflich-
                tigen zu identifizieren, die darin enthaltenen Daten nach Maßgabe der außersteuerli-
                chen und steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (vgl. Rzn. 3 bis 5)
                zu qualifizieren (Erstqualifizierung) und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vor-
                zuhalten (siehe auch unter 9.4). Bei unzutreffender Qualifizierung von Daten kann die
               Finanzbehörde im Rahmen ihres pflichtgemäßen Ermessens verlangen, dass der
                Steuerpflichtige den Datenzugriff auf diese nach außersteuerlichen und steuerlichen
                Vorschriften tatsächlich aufgezeichneten und aufbewahrten Daten nachträglich ermög-
                licht.
                Beispiele 12:
                Ein Steuerpflichtiger stellt aus dem PC-Kassensystem nur Tagesendsummen zur
                  Verfügung. Die digitalen Grund(buch)aufzeichnungen (Kasseneinzeldaten) wur-
                  den archiviert, aber nicht zur Verfügung gestellt.
                Ein Steuerpflichtiger stellt für die Datenträgerüberlassung nur einzelne Sachkonten
                  aus der Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Die Daten der Finanzbuchhaltung sind
                  archiviert.
               Ein Steuerpflichtiger ohne Auskunftsverweigerungsrecht stellt Belege in Papier-
                  form zur Verfügung. Die empfangenen und abgesandten Handels- und Geschäfts-
                  briefe und Buchungsbelege stehen in einem Dokumenten-Management-System zur
                  Verfügung.
162         Das allgemeine Auskunftsrecht des Prüfers (§§ 88, 199 Absatz 1 AO) und die Mitwir-
                kungspflichten des Steuerpflichtigen (§§ 90, 200 AO) bleiben unberührt.
163         Bei der Ausübung des Rechts auf Datenzugriff stehen der Finanzbehörde nach dem
                Gesetz drei gleichberechtigte Möglichkeiten zur Verfügung.
164         Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit des Datenzugriffs die Finanzbehörde
                Gebrauch macht, steht in ihrem pflichtgemäßen Ermessen; falls erforderlich, kann sie
                auch kumulativ mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen:
 
165          Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
                Die Finanzbehörde hat das Recht, selbst unmittelbar auf das DV-System dergestalt
                zuzugreifen, dass sie in Form des Nur-Lesezugriffs Einsicht in die aufzeichnungs- und
                aufbewahrungspflichtigen Daten nimmt und die vom Steuerpflichtigen oder von einem
                beauftragten Dritten eingesetzte Hard- und Software zur Prüfung der gespeicherten
                Daten einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungsdaten sowie der
                entsprechenden Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen einer relationalen Daten-
                bank) nutzt.
                Dabei darf sie nur mit Hilfe dieser Hard- und Software auf die elektronisch gespei-
                cherten Daten zugreifen. Dies schließt eine Fernabfrage (Online-Zugriff) der Finanz-
                behörde auf das DV-System des Steuerpflichtigen durch die Finanzbehörde aus.
                Der Nur-Lesezugriff umfasst das Lesen und Analysieren der Daten unter Nutzung der
                im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern und Sortieren).

166         Mttelbarer Datenzugriff (Z2)
                Die Finanzbehörde kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er an ihrer Stelle
                die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten nach ihren Vorgaben maschi-
                nell auswertet oder von einem beauftragten Dritten maschinell auswerten lässt, um
                anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Es kann nur eine maschi-
                nelle Auswertung unter Verwendung der im DV-System des Steuerpflichtigen oder
                des beauftragten Dritten vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten verlangt werden.

167         Datenträgerüberlassung (Z3)
                Die Finanzbehörde kann ferner verlangen, dass ihr die aufzeichnungs- und aufbewah-
                rungspflichtigen Daten, einschließlich der jeweiligen Meta-, Stamm- und Bewegungs-
                daten sowie der internen und externen Verknüpfungen (z. B. zwischen den Tabellen
                einer relationalen Datenbank), und elektronische Dokumente und Unterlagen auf
                einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen
                werden. Die Finanzbehörde ist nicht berechtigt, selbst Daten aus dem DV-System
                herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen.
168         Die Datenträgerüberlassung umfasst die Mitnahme der Daten aus der Sphäre des
                Steuerpflichtigen. Eine Mitnahme der Datenträger aus der Sphäre des Steuerpflichti-
                gen sollte im Regelfall nur in Abstimmung mit dem Steuerpflichtigen erfolgen.
169          Der zur Auswertung überlassene Datenträger ist spätestens nach Bestandskraft der auf-
                grund der Außenprüfung ergangenen Bescheide an den Steuerpflichtigen zurückzuge-
                ben und die Daten sind zu löschen.
170         Die Finanzbehörde hat bei Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff den Grund-
                satz der Verhältnismäßigkeit zu beachten.

       11.2  Umfang der Mitwirkungspflicht nach §§ 147 Absatz 6 und 200 Absatz 1
                Satz 2 AO
171
         Der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei Ausübung ihres Rechts auf Datenzu-
                griff zu unterstützen (§ 200 Absatz 1 AO). Dabei entstehende Kosten hat der Steuer-
                pflichtige zu tragen (§ 147 Absatz 6 Satz 3 AO).
172         Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände z. B. nicht aufzeichnungs- und auf-
                bewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis (§ 102 AO)
                unterliegende Daten, so obliegt es dem Steuerpflichtigen oder dem von ihm beauftrag-
                ten Dritten, die Datenbestände so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeich-
                nungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann.
                Dies kann z. B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen oder „digitales Schwärzen“
                der zu schützenden Informationen erfolgen. Für versehentlich überlassene Daten
                besteht kein Verwertungsverbot.
173         Mangels Nachprüfbarkeit akzeptiert die Finanzbehörde keine Reports oder Druckda-
                teien, die vom Unternehmen ausgewählte („vorgefilterte“) Datenfelder und -sätze auf-
                führen, jedoch nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten
                (vgl. Rzn. 3 bis 5) enthalten.

                Im Einzelnen gilt Folgendes:
174         Beim unmittelbaren Datenzugriff hat der Steuerpflichtige dem Prüfer die für den
                Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen und ihn für den Nur-
                Lesezugriff in das DV-System einzuweisen. Die Zugangsberechtigung muss so ausge-
                staltet sein, dass dem Prüfer dieser Zugriff auf alle aufzeichnungs- und aufbewah-
                rungspflichtigen Daten eingeräumt wird. Sie umfasst die im DV-System genutzten
                Auswertungsmöglichkeiten (z. B. Filtern, Sortieren, Konsolidieren) für Prüfungs-
                zwecke, (z. B. in Revisionstools, Standardsoftware, Backofficeprodukten). In Abhän-
                gigkeit vom konkreten Sachverhalt kann auch eine vom Steuerpflichtigen nicht
                genutzte, aber im DV-System vorhandene Auswertungsmöglichkeit verlangt werden.
                Eine Volltextsuche, eine Ansichtsfunktion oder ein selbsttragendes System, das in
                einer Datenbank nur die für archivierte Dateien vergebenen Schlagworte als Indexwer-
                te nachweist, reicht regelmäßig nicht aus.
                Eine Unveränderbarkeit des Datenbestandes und des DV-Systems durch die Finanz-
                behörde muss seitens des Steuerpflichtigen oder eines von ihm beauftragten Dritten
                gewährleistet werden.
175         Beim mittelbaren Datenzugriff gehört zur Mithilfe des Steuerpflichtigen beim Nur-
                Lesezugriff neben der Zurverfügungstellung von Hard- und Software die Unter-
                stützung durch mit dem DV-System vertraute Personen. Der Umfang der zumutbaren
                Mithilfe richtet sich nach den betrieblichen Gegebenheiten des Unternehmens. Hierfür
                können z. B. seine Größe oder Mitarbeiterzahl Anhaltspunkte sein.
176         Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten
                Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Infor-
                mationen (z. B. über die Dateiherkunft [eingesetztes System], die Dateistruktur, die
                Datenfelder, verwendete Zeichensatztabellen sowie interne und externe Verknüpfun-
                gen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den
                Fällen, in denen sich die Daten bei einem Dritten befinden.
                Auch die zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen müssen in
                maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt werden.
                Bei unvollständigen oder unzutreffenden Datenlieferungen kann die Finanzbehörde
                neue Datenträger mit vollständigen und zutreffenden Daten verlangen. Im Verlauf der
                Prüfung kann die Finanzbehörde auch weitere Datenträger mit aufzeichnungs- und
                aufbewahrungspflichtigen Unterlagen anfordern.
                Das Einlesen der Daten muss ohne Installation von Fremdsoftware auf den Rechnern
                der Finanzbehörde möglich sein. Eine Entschlüsselung der übergebenen Daten muss
                spätestens bei der Datenübernahme auf die Systeme der Finanzverwaltung erfolgen.
177         Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit rechtfertigt nicht den Einsatz einer Software, die
                den in diesem Schreiben niedergelegten Anforderungen zur Datenträgerüberlassung
                stellung des Datenzugriffs erforderlichen Kosten muss der Steuerpflichtige genauso in
                Kauf nehmen wie alle anderen Aufwendungen, die die Art seines Betriebes mit sich
                bringt.
178         Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung stehen auf der Internet-Seite
                des Bundesfinanzministeriums (www.bundesfinanzministerium.de) zum Download
                bereit.

Impressum

Dieses Schreiben wurde nach besten Wissen und Gewissen erstellt. KCS-Siebert kann und darf in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig werden. Dieses Schreiben ersetzt keine fachkundige Beratung beispielweise durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Daher kann für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernommen werden. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen