Zum Shop KCS-Siebert Kassen-Computer-Systeme

Verschrfung der Aufbewahrungsfristen

Zum Shop KCS-Siebert Kassen-Computer-Systeme

Bundesrechnungshof mahnt Steuerausfälle an

Bereits 2003 hat der Bundesrechnungshof in seinem Bericht die hohen Steuerausfälle durch nicht manipulationssichere neue Kassensysteme und elektronische Registrierkassen angemahnt.

Der Bundesrechnungshof hat darauf hingewiesen, dass die Aufzeichnungen von Bargeschäften durch elektronische Registrierkassen und Kassensysteme der jüngsten Bauart nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

Sie können nicht als vollständig, richtig und zeitgerecht bewertet werden. Bei diesen Systemen lassen sich eingegebene Daten sowie im System erzeugte Registrier- und Kontrolldaten ohne nachweisbare Spuren verändern.

Der angedachte und in anderen europäischen Ländern bereits vorhandene Fiskalspeicher wurde nicht umgesetzt. Bei einem Fiskalspeicher bei Registrierkassen wären die Daten der Registrierkasse beispielsweise durch eine SmartCard geschützt. Die Finanzverwaltung hätte diese Daten mittels Lesegerät jederzeit überprüfen können.

 

Mit dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 reagiert man auf die Anforderungen  vom Bundesrechnungs- hof und bei Nichterfüllung droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen.

Aufbewahrungsfristen bei Registrierkassen

BMF-Schreiben vom 26.11.2010 regelt Aufbewahrung der Unterlagen bei Verwendung von Registrierkassen und andere Abrechnungssystemen. In dem die Anforderungen an Kassensysteme erheblich verschärft wurden. Im Grundsatz bestehen diese Anforderungen zwar schon seit vielen Jahren, durch Erleichterungsregelungen und die bisherige Auslegung der Vorschriften im Rahmen der Betriebsprüfungen sah die Praxis jedoch anders aus.

Bei Bargeldgeschäften, wie sie üblicherweise in der Gastronomie oder generell im Einzelhandel vorkommen, gelten inzwischen strengere Kriterien für die Aufbewahrung der Unterlagen. Besonders betroffen hiervon sind Unternehmer, die mit Hilfe von Registrierkassen oder PC-gestützten Kassensystemen ihre Bareinnahmen ermitteln.

Unterlagen, die mit solchen Geräten erstellt worden sind müssen, so will es nunmehr die Finanzverwaltung in Ihrem aktuellen BMF-Schreiben vom 26.11.2010, während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist jederzeit, zum Beispiel im Rahmen einer Betriebsprüfung des Finanzamts, verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten sowie mit dem Gerät elektronisch erzeugte Rechnungen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen reicht nicht aus. Zudem sind auch Unterlagen in ausgedruckter Form nicht ausreichend. Das bedeutet für die Unternehmer: Die Daten der in den Kassen erfassten Zahlungen müssen nicht nur digital vorliegen, sie müssen zudem auch für die Prüfer des Finanzamts maschinell auswertbar sein. Ausnahmen bilden nur Geräte, die aufgrund ihrer Bauart die gesetzlichen Anforderungen nicht möglich machen. Hier gilt eine Übergangsregelung bis zum 31. Dezember 2016.

Laut dem BMF-Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem ab sofort alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen und mindestens 10 Jahre archivieren. Das Schreiben führt auf, welche Daten als „steuerlich relevant" angesehen werden: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Diese Forderungen sind sehr allgemein, entscheidend dabei ist jedoch, dass sich die Abrechnungsdaten (also z.B. die Tagesumsätze) lückenlos aus den einzelnen Verkaufsvorgängen (also den einzelnen Produkten oder vergleichbaren Rechnungspositionen) herleiten lassen, auch wenn inzwischen Stammdaten oder andere Einstellungen an den Kassen verändert wurden. Ferner legen die Finanzbehörden großen Wert darauf, dass die Daten nicht verändert werden können und dass die Vollständigkeit prüfbar ist (z.B. durch geeignete fortlaufende Nummern).

Sollten die Kassensysteme eines Anwenders diese Forderung nicht erfüllen, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage gestellt werden - in diesem Fall droht eine Schätzung der Einnahmen mit unkalkulierbaren Folgen.

Regelung bis 31.12.2016 für bestehende Installationen

 
Zwar wird im BMF-Schreiben eine Übergangsregelung zum Schutz der bestehenden Installationsbasis bis Ende 2016 definiert, allerdings ist diese Ausnahmeregelung an so hohe Anforderungen geknüpft, dass diese kaum ein Betrieb erfüllen kann. Es wird darauf hingewiesen, dass dann die Auflagen aus den BMF-Schreiben vom 09.01.1996  anzuwenden sind. Dies bedeutet dass der Steuerpflichtige folgendes zu erfüllen hat

  • Bedienungsanleitung und Programmieranleitung aufbewahren
  • Programmabrufe nach jeder Änderung (z.B. der Artikelpreise) aufbewahren
  • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern aufbewahren
  • Alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z.B. Ausdrucken von Proforma- Rechnungen, Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufbewahren
  • Die mit Hilfe der Registrierkassen erstellten Rechnungen aufbewahren
  • Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (Z-Nummer), der Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (Bar, Scheck, Kredit), Ausdrucke der Trainingsspeicher
  • Kellnerberichte, Spartenberichte, Artikelberichte, Zeitberichte
  • Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist sicherzustellen

Diese Anforderungen sind in der Praxis kaum vollständig umsetzbar und vor allem wegen des hohen manuellen Aufwandes sehr fehlerträchtig, was wiederum zu einer Anfechtbarkeit der Buchführung führen kann

Hinzu kommt, dass diese Ausnahme nur für Systeme gilt, die „bauartbedingt" nicht aufgerüstet werden können. Daraus leitet sich ab, dass alle Systeme, welche bauartbedingt nachgerüstet werden können, auch nachgerüstet werden müssen. Nachzurüsten sind grundsätzlich zwei Dinge:

  • Evtl. mehr Speicherplatz, um die Journale zu speichern, Schnittstellen (USB, SD-Card, CompactFlash), an denen sich Massenspeicher leicht anschließen lassen.
  • Ein Softwareupdate, welches dafür sorgt, dass die Journaldaten gespeichert werden.

Diese Ausnahmereglung gilt nur für die vor dem 26.11.2010 bereits in Betrieb befindlichen Kassensysteme, da der Steuerpflichtige dieses Gerät in seinem Betrieb weiterhin einsetzen darf. Diese Regelung stellt einen Bestandsschutz bereits installierter Systeme dar und kann nicht auf neue Installationen angewendet werden. Der Kauf von Gebrauchtgeräten führt nicht dazu, dass der Besitzer unter diese Ausnahmeregelung fällt.

Verzögerungsgeld umgehen

Eng verknüpft mit der Vorlage der Daten im Zusammenhang mit einer Außenprüfung ist die im Kalenderjahr 2008 eingeführte Vorschrift des Verzögerungsgeldes (§ 146 Abs. 2b AO).

Kann ein Steuerpflichtiger im Rahmen einer Außenprüfung nicht oder nicht in einer angemessenen Frist die angeforderten Daten zur Prüfung vorlegen, so kann die Finanzverwaltung wegen Verletzung der Mitwirkwirkungspflicht ein Verzögerungsgeld festsetzen.

Dieses neue Sanktionsmittel der Finanzverwaltung ist deshalb so heftig, weil das Verzögerungsgeld mindestens 2.500 Euro betragen muss und höchstens 250.000 Euro betragen darf. Wird ein Verzögerungsgeld, beispielsweise wegen nicht rechtzeitiger Vorlage der Daten der Registrierkasse ausgesprochen, wird dieses auch nicht mehr nach Erfüllung der Auflage bzw. Erfüllung der Mitwirkungspflicht zurückgenommen (BMF vom 24.04.2010 – Fragen und Antworten zum Verzögerungsgeld). Ein einmal ausgesprochenes Verzögerungsgeld  ist dann zu entrichten. 

Impressum

Dieses Schreiben wurde nach besten Wissen und Gewissen erstellt. KCS-Siebert kann und darf in steuerlichen und juristischen Fragen nicht beratend tätig werden. Dieses Schreiben ersetzt keine fachkundige Beratung beispielweise durch einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Daher kann für die Richtigkeit der Angaben keine Gewähr übernommen werden. Jegliche Haftung ist ausgeschlossen 

 

 

Urkunde BSI-Zertifikat nach TR-03153 für TSE-Modul
OrderHandy das professionelle Kellner Funkterminal
OrderHandy Funkterminal
Intellicash 2200 12" Kasensystem
OrderJack das professionelle Kellnerterminal
OorderJack Android Tablet PC